Copilot es el asistente de inteligencia artificial de Microsoft integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Para una empresa la pregunta no es si funciona, sino si compensa la licencia, qué hay que preparar antes y cómo evitar que muestre a cada usuario información que no debería ver. Esta guía lo resume con la documentación oficial de Microsoft, consultada el 23 de octubre de 2026.
Un apunte de nombre: Microsoft ha renombrado Microsoft 365 Copilot como Microsoft Copilot y Microsoft 365 Copilot Chat como Microsoft Copilot Chat. Usamos los dos nombres porque todavía conviven en portales, facturas y documentación.
Copilot Chat y Microsoft Copilot: qué incluye cada uno
Microsoft ofrece dos niveles que conviene no confundir:
| Copilot Chat | Microsoft Copilot (licencia) | |
|---|---|---|
| Coste | Incluido con licencias de Microsoft 365 elegibles | Licencia adicional por usuario |
| Fuentes | Web y, en contextos concretos, contenido de la organización | Datos de trabajo vía Microsoft Graph, Work IQ e indexación semántica |
| Razonamiento sobre los datos de la empresa | Limitado | Sobre correo, archivos, reuniones y chats a los que el usuario tiene acceso |
| Uso típico | Redactar, resumir y consultar información general con protección empresarial | Preparar una reunión con sus correos y documentos, resumir hilos, analizar hojas de Excel propias |
Muchas empresas pueden empezar con Copilot Chat sin coste adicional, ver qué usos tienen sentido y comprar licencias sólo para los puestos que sacarán partido del acceso a los datos internos.
Licencias: qué necesitas para contratarlo
Según la documentación de licencias de Microsoft, Copilot se añade sobre una licencia base elegible. Para pymes, el complemento Microsoft Copilot Business está pensado para organizaciones de hasta 300 usuarios y se puede añadir a Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Microsoft 365 Apps for Business o Teams Essentials, con compromiso anual. Las organizaciones de más de 300 usuarios deben usar las opciones de licencia empresariales (E3, E5 y equivalentes).
Los precios cambian y dependen del canal y del compromiso, así que no los reproducimos aquí: consulta la página oficial de precios de Microsoft o pídenos una propuesta. Si todavía estás eligiendo plan base (Business Basic, Standard o Premium), lo revisamos contigo dentro de nuestro servicio de cloud y Microsoft 365.
Requisitos técnicos
- Cuentas de trabajo en Microsoft Entra ID.
- Buzones principales en Exchange Online; Copilot no está disponible en buzones de grupo.
- OneDrive para algunas funciones.
- Versiones compatibles de Outlook (clásico o nuevo) y de Teams; para aprovechar Copilot en reuniones, transcripción o grabación configuradas.
- Aplicaciones de Microsoft 365 desplegadas con licencia por usuario (no por dispositivo) y acceso de red a los dominios de Microsoft 365.
Si tu empresa todavía usa correo local o carpetas compartidas en un servidor, el primer paso no es Copilot sino la migración, que explicamos en nuestra guía de migración de servicios cloud.
Permisos y datos: el punto que más hay que preparar
Microsoft documenta que Copilot sólo muestra datos de la organización sobre los que cada usuario tiene al menos permiso de lectura, usando los mismos controles de acceso que el resto de Microsoft 365. Es una buena noticia y, a la vez, el mayor riesgo práctico: si una carpeta de nóminas está compartida con «toda la empresa» por descuido, hasta ahora nadie la encontraba; con Copilot, una pregunta bien formulada puede sacarla a la luz.
Antes de dar licencias conviene:
- Revisar los sitios de SharePoint y equipos de Teams con acceso amplio o enlaces «cualquier persona».
- Aplicar etiquetas de confidencialidad a la información sensible (recursos humanos, finanzas, dirección, datos de clientes).
- Limpiar cuentas de antiguos empleados, invitados y grupos que ya no se usan.
- Activar MFA para todos los usuarios y revisar el acceso desde dispositivos no gestionados.
Buena parte de esto coincide con una configuración de seguridad sana de Microsoft 365, y conviene recogerlo en el plan de seguridad informática de la empresa.
Qué hace Microsoft con tus datos
Según la documentación de privacidad de Microsoft, las solicitudes, las respuestas y los datos a los que se accede mediante Microsoft Graph no se utilizan para entrenar los modelos de lenguaje fundacionales. Para clientes de la Unión Europea, Copilot es un servicio del EU Data Boundary, aunque Microsoft indica que los modelos de Anthropic que usa como subencargado quedan por ahora fuera de ese límite. Si tu sector tiene requisitos estrictos de ubicación de datos, revísalo con tu responsable de protección de datos antes del despliegue.
Dónde aporta más valor en una pyme
Los usos que mejor funcionan en empresas de servicios, industria y distribución con las que trabajamos son concretos y repetitivos:
- Correo y reuniones: resumir hilos largos, preparar una reunión con los correos y documentos relacionados, generar actas y tareas a partir de la transcripción de Teams.
- Documentos: primeros borradores de propuestas, informes y procedimientos a partir de documentos existentes.
- Excel: explicar fórmulas, encontrar tendencias y preparar tablas a partir de datos propios.
- Búsqueda interna: encontrar «la última versión de la oferta para tal cliente» sin recorrer carpetas.
Donde no sustituye a nada es en el criterio: Copilot propone y la persona revisa. Conviene dejarlo claro en una política interna de uso de IA (qué información se puede usar, qué hay que revisar siempre y quién responde) antes de que cada usuario establezca sus propias normas.
Cómo desplegamos Copilot por fases
- Diagnóstico: licencias actuales, estado de Exchange, OneDrive y SharePoint, y riesgos de permisos.
- Preparación: corrección de permisos excesivos, etiquetas de confidencialidad, MFA y limpieza de cuentas.
- Piloto: licencias para un grupo pequeño de usuarios con tareas que se puedan medir, con formación y casos de uso definidos.
- Medición: uso real, tiempo ahorrado según los propios usuarios e incidencias detectadas.
- Ampliación: más licencias sólo donde el piloto demuestra valor, con la política de uso de IA publicada.
Todo el proceso se puede hacer en remoto, con sesiones de formación presenciales en Madrid si lo prefieres. Si tu Microsoft 365 lo gestionamos nosotros, el despliegue de Copilot se integra en el mantenimiento habitual del entorno.
Antes de comprar licencias, pregúntate
- ¿Qué tres tareas concretas queremos que Copilot haga mejor o más rápido?
- ¿Quién en la empresa trabaja sobre todo con correo, reuniones y documentos?
- ¿Sabemos quién tiene acceso a qué en SharePoint, OneDrive y Teams?
- ¿Tenemos una norma interna sobre qué información puede usarse con herramientas de IA?
- ¿Cómo vamos a medir si la licencia se usa y compensa?
Si alguna respuesta es «no lo sabemos», el despliegue debe empezar por ahí. Podemos ayudarte a resolverlo en el diagnóstico inicial.
Solicitar asesoría: revisamos tus licencias, permisos y casos de uso antes de que compres más licencias de Copilot de las necesarias.