Muchas empresas de entre 20 y 250 empleados tienen la tecnología bien atendida en el día a día (alguien resuelve las incidencias, alguien mantiene los equipos) y, aun así, nadie es responsable de las decisiones de fondo: qué sistemas renovar, cuánto presupuestar, qué proveedor mantener, qué riesgos aceptar. Ese hueco es el del CIO, y nuestro servicio de CIO externo o vCIO lo cubre a tiempo parcial.
No sustituimos a tu equipo IT ni a tu proveedor de soporte: les damos dirección. Y si el soporte lo hacemos nosotros, separamos claramente el papel del vCIO del de la operación para que las recomendaciones respondan a tu interés y no al nuestro.
Qué hace un CIO externo
El trabajo de un vCIO se reparte entre cinco responsabilidades que, en una empresa sin director de sistemas, suelen quedar repartidas entre gerencia, administración y el proveedor de turno:
Estrategia y hoja de ruta IT
Partimos de los objetivos del negocio (crecer, abrir una sede, digitalizar un proceso, pasar una auditoría) y los traducimos en una hoja de ruta tecnológica priorizada a 12-24 meses: qué proyectos, en qué orden, con qué coste y qué riesgo se reduce con cada uno. La revisamos cada trimestre con la dirección.
Presupuesto y control del gasto
Preparamos el presupuesto IT anual separando lo recurrente (licencias, soporte, comunicaciones) de las inversiones, y revisamos lo que ya se paga: licencias que nadie usa, contratos duplicados, servicios sobredimensionados. El objetivo es que cada euro tenga un motivo.
Proveedores y contratos
Hacemos de interlocutor técnico con los proveedores: definimos qué se les pide, comparamos ofertas con los mismos criterios, revisamos los acuerdos de nivel de servicio y seguimos su cumplimiento. Para negociar un contrato de soporte, te ayuda saber qué debe incluir un contrato de mantenimiento informático.
Gobierno de la seguridad y el cumplimiento
Definimos las políticas básicas, el inventario de activos y riesgos, y quién responde de qué. Coordinamos auditorías y requisitos de clientes (NIS2, ENS, ISO 27001, cuestionarios de seguridad de grandes clientes) y, cuando hace falta una figura específica de seguridad, la conectamos con nuestro servicio de ciberseguridad.
Reporting a la dirección
Cada mes o trimestre presentamos a la dirección un informe breve: estado de los proyectos, incidencias relevantes, riesgos abiertos, gasto frente a presupuesto y decisiones pendientes. En lenguaje de negocio, no de técnicos.
Cuándo tiene sentido un vCIO
Estas son las situaciones en las que más nos piden un CIO externo:
- La empresa ha crecido y la tecnología sigue organizada como cuando eran diez personas.
- Hay tres o cuatro proveedores IT y ninguno responde del conjunto.
- Un cliente grande, una licitación o un auditor piden políticas, evidencias o un plan de seguridad que nadie sabe preparar.
- Se va a abordar un proyecto importante (cambio de ERP, migración a la nube, nueva sede) y falta alguien que lo dirija del lado del cliente.
- El responsable IT interno es muy técnico y necesita apoyo en planificación, presupuesto y relación con la dirección.
- Se ha marchado la persona que lo sabía todo y hay que reconstruir el conocimiento.
Si lo que falta es capacidad para resolver incidencias y no criterio para decidir, lo adecuado no es un vCIO sino un outsourcing IT o unos servicios gestionados.
CIO externo, CIO interno y consultoría puntual
| CIO interno | CIO externo (vCIO) | Consultoría puntual | |
|---|---|---|---|
| Dedicación | Jornada completa | Horas o días acordados al mes | Proyecto con inicio y fin |
| Continuidad | Alta | Alta, con revisión periódica | Termina con el entregable |
| Coste | Salario de directivo y estructura | Cuota mensual proporcional a la dedicación | Precio cerrado por proyecto |
| Visión de mercado | Depende de su trayectoria | Contrasta con muchas empresas y proveedores | Alta, pero acotada al encargo |
| Encaje típico | Empresas grandes o muy tecnológicas | Pymes y medianas empresas sin director de sistemas | Una decisión o auditoría concreta |
A menudo el camino es progresivo: una consultoría IT inicial para el diagnóstico y, después, un vCIO que ejecuta y mantiene la hoja de ruta. Lo explicamos también en nuestra guía de planificación estratégica IT.
Cómo funciona el servicio
- Diagnóstico inicial: entrevistas con dirección y responsables, inventario de sistemas, contratos y riesgos, y revisión del gasto actual.
- Hoja de ruta y presupuesto: propuesta priorizada a 12-24 meses que la dirección aprueba o ajusta.
- Dedicación mensual acordada: reuniones periódicas con la dirección, seguimiento de proyectos y proveedores, y disponibilidad para decisiones que no pueden esperar.
- Revisión trimestral: se mide lo hecho, se actualizan prioridades y se ajusta la dedicación si hace falta.
La dedicación se dimensiona según el tamaño y el momento de la empresa: más intensa durante un proyecto de transformación y más ligera en fase de mantenimiento.
Qué te llevas
- Un responsable IT con nombre y apellidos que responde ante la dirección.
- Una hoja de ruta tecnológica priorizada y revisada cada trimestre.
- Un presupuesto IT razonado, con lo recurrente separado de las inversiones.
- Proveedores con objetivos y acuerdos de servicio medibles.
- Un inventario de sistemas, contratos y riesgos que no depende de la memoria de nadie.
- Informes periódicos que permiten a la dirección decidir sin ser experta en tecnología.
Trabajamos presencialmente en Madrid y en remoto con empresas de toda España y Portugal. Llevamos 26 años acompañando a empresas y más de 470 organizaciones han confiado en nosotros, así que llegamos con criterio contrastado sobre qué funciona y qué no en empresas como la tuya.
Solicitar asesoría: empezamos con un diagnóstico de tus sistemas, contratos y riesgos y te proponemos la dedicación de vCIO adecuada.